Microsoft Excel 2016 – Tabelite vormindamine, Tingimuslik vormindamine, Töö suurte tabelitega (Harjutus 16)

Excel2016 – Tabelite vormindamine

Oma õpingute alustamisel muutsime Exceli seadistusi nii, et meie dokumendi põhivorminguks on font TimesNewRoman ja suurusega 12. See tähendab, et igal dokumendil on juba mingisugune vormindus. Selles peatükis vaatame järgmisi teemasid:

  • veeru laiuse muutmine
  • rea kõrguse muutmine
  • teksti vormindamine
  • tausta värvimine
  • äärised
  • sisu paigutamine
  • lahtrite ühendamine
  • arvu vorming

Need on nö tavalised vormingud, et andmed oleksid kenamad ja silmale lihtsamini haaratavad. Kuid järgmisest peatükist leiad ka juhised kuidas luua vastavalt tingimustele vormindust ning kuidas vormindada tervet tabelit korraga.

Veeru laiuse muutmine

Veeru laiust mõõdetakse selle järgi, mitu tähemärki lahtrisse mahub. Vaikimisi on laiuseks 8,43 märki. Lahtri laiuse saate määrata 0-255 tähemärki. Juhul kui seate väärtuse nulliks, siis veerg peidetakse.

Nii veeru laiuse kui rea kõrguse saate määrata menüüst Avaleht>Lahtrid>Vorming.

Ise soovitan kasutada veeru laiuse muutmiseks hiirt.

  • Kindla veeru laiuselisamiseks tee parem klikk veeru tähisel ja vali Veeru laius. Avanenud aknas lisa soovitud veeru laius.
  • Silma järgi veeru laiusemuutmiseks haara hiirega kahe veerutähise vahelt kinni ja lohista soovitud laiuseni.
  • Veerulaiuse sobitamine vastavalt sisule – tee topeltklikk kahe veeru tähise vahele.

Rea kõrguse muutmine

Rea kõrgust seevast mõõdetakse punktides (1p ~ 0,035mm). Vaikimisi reakõrguseks on 12,75 punkti. Punktide vahemik, mida saate määrata on 0-409. Rea kõrgust saate samamoodi muuta nagu veeru laiust:

  • parem klikk reatähisele ja vali rea kõrgus
  • lohistades hiirega reatähiste vahel
  • tehes topeltkliki reatähiste vahel

Teksti vormindamine

Põhilised tekstivorminduse seaded leiad Avaleht>Font grupist

Juhul kui soovid näiteks muuta indekseid või teksti läbikriipsutada, siis kliki Fondi grupi all nurgas olevale nupule  ning avanenud akna Font seksioonist leiad soovitud seaded.

Üla- või allindeksina teksti sees vormindamisel tuleb ära märgistada ainult soovitud sümbol.

Tausta värvimine

Lihtsalt tausta värvimine suvalise värviga oli lihtne. Aga kui soov oleks tausta värvida astmikvärviga või lausa mõne mustriga, siis selekteeri lahtrid ja kliki Font grupi alla paremasse nurka .

Avanenud aknas vali Täida. Siit leiad kõikvõimalikud värvid, täiteefektid (astmikvärvid) ja tööriistad mustri lisamiseks.

Äärised

Execli taustaks olevad halle lahtri jooni (äärised) ei prindita. Aga lahtrijoonte nähtavaks tegemiseks tuleb need lisada. Enne lisamist pead selekteerima lahtrid, mille ümber soovid ääri lisada. Äärised leiadAvaleht>Font grupist.

Kõik need äärised teevad nii nagu tekst kõravl ütleb. Näiteks Allääris, lisab selekteeritud lahtrite alla äärise. Üks sagedamini kasutatav on Kõik äärised, mis muudab kõik jooned selekteeritud alas nähtavaks.

Juhul, kui on vaja ääriseid vormindada – näiteks punane ja punktiir, siis jälgi ääriste menüü alumist osa“Joonista äärised”.

Kui oled kujundusfailid valinud, siis vali nupp Joonista ääris, mis võimaldab hiire abil ääriseid ükshaaval lisada. Kogu ruudustiku märkimiseks soovitan kasutada nuppu Joonista äärise kordinaatvõrk.

Joonista ääris nupu abiga saad joonistada ka diagonaale. Järgmises näites on kasutatud väikest trikki: ‘hind” on tühikutega liigutatud paremale, Alt+Enter abil on liigutud uuele reale ja lisatud sõna ‘toode’. Ja loomulikult on lahtri kõrgust muudetud.

Ääriste kustutamiseks ükshaaval kasuta valikut Kustuta ääris või selekteerid soovitud vahemiku ja valid menüüst Ääriseta.

Sisu paigutamine

Excel saab kenasti hakkama ka teksti paigutamisega lahtris ning lisaks saab määrata ka teksti suuna. Nagu mäletate, paigutatakse tekstid vaikimisi vasakule ja numbrid paremale. Ja kui muudame rea kõrgust, siis näeme et lahtri alumisse ossa.

 

Lahtri sisu joondamiseks üles, alla keskele või vasakule, keskele, paremale saad muutaAvaleht>Joondus paneelilt.

Teksti suund

Samast Joonduse grupist leiad ka Suund nupu, mille abil saad mugavlt muuta teksti suunda.

Lahtrite ühendamine

Lahtrisse ühendamiseks selekteerime soovitud lahtrid ja klikime nuppu ‘Ühenda ja joonda keskele’ .

Arvu vorming

Arvude sisestamisel üritab Excel “arvata”, millist tüüpi arvu üritate sisestada – näiteks kuupäev, murd, protsent jne. Kuid vahel on Excel liiga tark ja vormindab arvu vastupidiselt sinu soovile. Sel juhul märgista soovitud lahtrid ning tee oma valik.

  • Üldine –  Kasuta teiste vormingute eemaldamiseks
  • Arv – kasutatakse arvude üldiseks kuvamiseks. Vaikimiseks kuvatakse kaks komakohta
  • Valuuta – kasutatakse rahaväärtuste lisamiseks. Vaikimisi kasutatakse veel kroone. Selle muutmiseks eurodeks pead muutma Windowsi valuuta seadeid
  • Raamatupidamine – teeb sama mis  Valuuta vorming, kuid selle abil joondatakse arvud komakoha järgi
  • Lühike ja pikk kuupäev – vormindab lahtri sisu kuupäevana. Lühike kuupäev kuvab 06.11.1980 ja pikk kuupäev vastavalt 6.november 1980
  • Kellaaeg – määrab lahtri sisu kellaajana 12:43:59
  • Protsent – kuvab arvu protsendina. Lahtris olev arv korrutatakse sajaga
  • Murd –  lahtri sisu kuvatakse murruna. Näiteks 0,5 kuvatakse ½
  • Teaduslik – siin kuvatakse arv eksponentsiaalses tähistuses, asendades osa arvust valemiga E+n, kus E (mis tähistab eksponenti) korrutab eelneva arvu kümnega astmes n. Näiteks 1,23E+10
  • Tekst – lahtri sisu vormindatakse tekskina, isegi kui lahter sisaldab arve.
  • Veel numbrivorminguid…- siin on võimalus kohandada oma vorminguid vastavalt soovil. Jälgides olemasolevaid koode, suudad kindlasti luua vastavalt omale soovile sobiliku vormingu

 

 

Excel2016 – Tingimuslik vormindamine (HARJUTUS 16)

Mis on tingimusvorming?

Kui andmeid on palju, siis visuaalsel vaatamisel ei pruugi olulised andmed kohe silma hakata. Siinkohal tuleb appi Excel tingimusvorming, mis aitab näiteks kohe andmed punaseks värvida, kui need langevad alla teatud piiri. Tingimusvormingu saame määrata ühele lahtrile või kogu töövihikule.

Huvipakkuvate andmete esiletõstmiseks on võimalik kasutada mini-lintdiagramme, värviskaalasid ja erinevaid ikoone.

Lahtrite vormindamine mini-lintdiagrammi ja ikoonikomplektide abil

Võtame harjutuseks rühma õpilastega.

Tingimusvorminduse lisamiseks selekteeri andmed ja vali menüüst Avaleht>Laadid>Tingimusvorming

Pöörame tähelepanu sellesse ossa, kus on:

  • Andmeribad
  • Värviskaalad
  • Ikoonikomplektid

Nüüd kui liigud hiirega üle andmete, siis näete kohe tulemust, milline tabel hakkab välja nägema. Kasutades neid kolme vormindust, otsustab Excel kõige alumise ja suurima väärtuse järgi kuidas  andmed vormindatakse. Kuna tegemist on hinnetega, siis hetkel valin Värviskaalad>Rohelise-kollase-punase värviskaala.

Nende kolme tingimusvorminduse kujunduse valik võib olla vahel tülikas. Seda sellepärast, et kui soovid lisada hoopis näiteks nüüd ikoone. Sest sel juhul stiili ei asendata, vaid lisatakse juurde.

Selle vastu aitab see, et tingimusvormindus tuleb eemaldada.

Tingimusvormingu eemaldamine

Tingimusvormingu eemaldamiseks on kaks võimalust:

  • selekteeritud alalt tingimusvorminduse eemaldamine
  • kogu lehelt tingimusvorminduse eemaldamine

Kuna hetkel näites on ainult üks tabel, siis võin julgelt valida Avaleht>Laadid>Tingimusvorming>Eemalda kogu lehe reeglid

Tingimusvormingu lisamine

Kui eelmised tingimusvormingud toimusid peaaegu automaatselt, siis hoopis täpsema kontrolli andmete üle annavad:

  • Tõsta lahtrireeglid esile
  • Ülemised/alumised reeglid

‘Tõsta lahtrireeglid esile’ alt olen ise siiani kõik vajaliku leidnud. Nii nagu valikud ütlevad, nii need reeglid käituvadki.

Kasutan endiselt tabelit rühma hinnetega ja soovin saada negatiivsed hinded punase taustaga.

  • Selekteerin soovitud vahemiku valin Tingimusvormindus>Tõsta lahtrireeglid esile>Väiksem kui…
  • Avanenud aknas lisasin väärtuseks 3, sest koolis kõik numbrid all kolme on negatiivsed ja kõrvalt lahtrist valisin soovitud vorminduse ‘Helepunane täide’
  • Seejärel soovin, et hinne 5 oleks tumerohelise teksiga
    • selekteerin andmed
    • valin Tingimusvormindus>Tõsta lahtrireeglid esile>Võrdne…
    • lisan väärtuseks 5 aga kuna vormindust ei ole, siis pean selle ise tegema ja valin vorminduse aknast Kohandatud vorming…
    • see avab juba tuttava akna, kus saan määrata fondile soovitud seaded
  • Nüüd kui andmed muutuvad paremaks või halvemaks, siis toimub ka andmete automaatne vormindamine

Tingimusvormingu haldamine

Vahel juhtub, et läks midagi natuke valesti. Näiteks soovime, et negatiivsed hinded oleks punase tekstiga, mitte punase taustaga. Tingimusvormingu haldamiseks vali Tingimusvorming>Halda reegleid…

See avab meile soovitud akna. Et näha kõiki kasutatud tingimusvorminguid, siis vali Kuva vormindusreeglid: See tööleht.

Nagu nuppudelt lugeda, on võimalik lisada uus reegel, muuta olemasolevat ja kustutada selekteeritud reeglit. Hetkel soovin muuta ‘Lahtriväärtus < 3’reeglit:

  • selekteerin reegli
  • klikin ‘Redigeeri reeglit…’
  • nüüd saan klikkida Vorming…nupule ja muuta vastavalt soovile

 

 

Excel2016 – Töö suurte tabelitega

Selle peatüki eesmärk on õppida, kuidas teha võimalikult valutumaks töö suurte tabelitega. Vaatame kuidas mahutada dokument lehtedele, otsida ja asendada, kasutada automaatvormingut, lisada kommentaare, salvestada vaated ning peita või grupeerida ridu ja veerge.

Kasutan harjutamiseks seda faili: suur_tabel.xlsx

Dokumendi mahutamine A4 paberile

Eeldan, et seda tabelit kavatseb keegi kunagi välja printida, siis vaatame kuidas natuke laiemat tabelit ära mahutada A4 formaadis paberile. Selleks, et näha kuidas tabel laiuse poolest paberile paigutatakse on mitu võimalust. Valime näiteks Vaade>Leheküljepiiri eelvaade

See vaade kuvab meile ilusti siniste joonte abil, kuidas kõik lehtedele paigutatakse. Järgmiseks parandame veeru laiusi, et tekst lahtrites ilusti ära mahuks – topeltklikk veerutähiste vahele. Seejärel haaran kinni esimese lehe paremast sinisest punktiirist ja lohistan paremasse äärde. Nüüd mahub kogu tabeli laius ühele paberile.

Võid oma dokumenti kontrollida Fail>Prindi eelvaatest.

Tabelist otsimine

Suur tabel raskendab inimsilmal õigete andmete leidmise. Kõige tuntub otsimise viis on klaviatuuril hoida alla klahvikombinatsiooni Ctrl+F. See kuvab meile lihtsa otsingu akna, kus saab sisestada soovitud otsingusõna.

Kirje leidmiseks vajuta Otsi järgmine ja kliki seda kuni oled leidnud soovitud koha. Hoopis huvitavama tulemuse saame, kui klikime nuppu Otsi kõik, mis kuvab otsingutulemuste nimekirja.

Otsingutulemuste nimekiri näitab täpselt tulemuse asukohta ning soovitud kirjel klikkides aktiveeritakse soovitud lahter.

Oma otsingutulemust saad parandada, kui klikid nupul Suvandid

  • Vahemik – määrad kas otsid ainult lehe või kogu dokumendi piires
  • Otsi– võimalus otsida aktiivse lahtri suhtes ridade või veergude suhtes
  • Vt– täpsusta otsingut, kas soovitud teksti otsitakse valemitest, väärtustest või lausa kommentaaridest
  • Erista suurtähti– selekteeri kui suured ja väikesed tähed on olulised
  • Otsi terve lahtri sisu– otsitakse täpselt sellise sisuga lahtrit
  • Vorming– võimalus otsida kindla vorminguga tekste või numbreid

Otsi ja asenda

Andmete leidmiseks ja asendamiseks vajuta klaviatuuril klahve Ctrl+H. Avanenud aknas märgiOtsitav lahtrisse sõna mida soovid asendada. Kasti Asendaja kirjuta, millega soovid teksti asendada.

Hetkel soovin asendada sõna ‘sulepea’ sõnaga ‘täitesulepea’. Kui oled kindel oma valikus, siis vajuta nuppuAsenda kõik.

Asenduse Suvandid sarnanevad täpselt otsingukasti omadele.

Vorminda tabelina

Vanemate Exceli versioonidega, oli kaasas selline tore asi nagu Automaatvorming. Uuel versioonil on see ära peidetud ja see asendati tunduvalt parema funktsiooniga Vorminda tabelina, mille leiadAvaleht>Laadid.

Seejärel kuvatakse aken, kus küsitakse üle soovitud vahemik ning jätame linnukese, kuna meie tabel sisaldab päiseid. Kui olete tabelile juba kogemata stiili lisanud, siis teist korda seda akent ei kuvata.

Nagu näete on kogu tabel automaatselt vormindatud ning on lisatud sorteerimise noolekesed päistesse. Kindlasti panid tähele, et meie tabeli esimene rida oli värvitud halliga – ja nüüd kui oled lisanud oma stiili, jääb see endiselt halliks.

Tabel, mis on vormidnatud tabelina, on terve ports kujunduse seadistusi. Kui aktiivne kursor on tabelis, vali menüüst Avaleht>Tabeliriistad>Kujundus

Siit leiad võimaluse näiteks kuidas lisada tabelile nimi ja muuta kujundust. Põnev koht on sellel paneelil Tabelilaadide suvandid. Kui valisid mõne teise teema, siis ei pruugi valikud samad olla, aga nagu tekstid ütlevad, saad tabelile “öelda”, et kasutada triibutatud ridu, summa rida jne. Tabeli allakerimisel jälgi kõige esimest rida, mis kuvatakse Exceli veerutähiste kohal (kui aktiivne lahter on ajal väljaspool  tabelit siis päised peidetakse)

Vorminda tabelina eemaldamine

Lisatud tabelilaadid saame eemaldada kui liigume Avaleht>Tabeliriistad>Kujundus. Tabelilaadid osas kliki nupule Rohkem ning vali kõige viimane käsk Tühjenda.

Kommentaarid

Inimsed unustavad ja see on täitsa loomulik 🙂 Aga, selle vastu aitab märkmete tegemine, mida Excelis nimetame kommentaarideks. Kommentaare võid lisada nii enda, sõbra või kasvõi mõne kliendi jaoks, mille  tunned ära punase nurga järgi.

Kommentaari lugemiseks liigu hiirega lahtrile ning hoia hiirekursor paigal. Vaikimisi kuvatakse see helekollase taustaga ning kasutaja nimega, mille nool suunab kommentaari lahtrile.

Kommentaare saab lisada igaüks ise, neid muuta ja valida kuvamise seaded. Ja kui nüüd hiirega liikuda eemale käsolevast lahtrist, siis kommentaar peidetakse.

KOMMENTAARI LISAMINE

Kommentaari lisamiseks aktiveeri soovitud lahter ning liigu menüüs Läbivaatus>Uus kommentaar (sama saad kiirelt kui kasutad hiire paremkliki menüüd või klaviatuuril Shift+F2)

Avanenud kollasesse aknasse kirjuta soovitud tekst. Kasutaja nimi on soovitav alles jätta, sest siis on hea näha, kes mida kirjutas.

Kui kommentaar valmis, siis tee hiireklikk väljaspool kommentaari akent ja see peidetakse.

KOMMENTAARI MUUTMINE

Kommentaari muutmiseks aktiveeri lahter kuhu on juba lisatud kommentaar ja vali menüüstLäbivaatus>Redigeeri kommentaari.

Avaneb kommentaari aken, kuhu saad teksti lisada nagu enne. Nii lisamisel kui muutmisel on võimalik kommentaari akent suuredada või vähendada vastavalt soovile.

KOMMENTAARI KUVAMINE

Juhul, kui on vaja kommentaari jäädavalt ette kuvada, siis vali Läbivaatus>Kuva/Peida kommentaar. Kui selelle uuesti vajutada, siis kommentaar taas peidetakse.

KOMMENTAARI KUSTUTAMINE

Ning kui kommentaari enam vajalikuks ei peeta, võib selle kustutada Läbivaatus>Kustuta

Ridade ja veergude peitmine ning grupeerimine

Suures tabelis võib juhtuda, et kõiki andmeid pole vaja kuvada ja seepärast on mõttekas teatud andmed ära peita. Selleks on vähemalt kaks võimalust:

  • Tee parem klikk veeru- või rea tähisel ja vali Peida
  • Teine võimalus on võibolla vähem tuntud aga päris mõistlik võimalus – Rühmitamine. Selleks märgista soovitud read või veerud ja vali menüüstAndmed>RühmitaRärast rühmitamist kuvatakse veeru- või reatähiste juures miinus-märk, millele klikkides andmed peidetakse. Hiljem pluss-märgileklikkides andmed jällegi kuvatakse.

Allalaaditav PDF

Harjutus16

Ülesanne